مسؤول مشاريع - Project Officer

المهام االأساسية والمسؤوليات

 ●   الالتزام بجميع السياسات والنظم والإجراءات المعمول بها في المؤسسة.
●    المشاركة في إعداد الخطط السنوية للمكتب وفقًا لإجراءات وآليات التخطيط المعتمدة.
●    المساهمة في تقييم الاحتياجات التنموية والإنسانية باستخدام أدوات البحث والتحليل المناسبة، والتأكد من انسجامها مع رؤية المؤسسة وأولويات القطاعات المعنية.
●    إعداد وتصميم البرامج والمشاريع اللازمة للاستجابة للاحتياجات المحددة، وإحالة وثائقها إلى الإدارة المعنية وفق النماذج والإجراءات المعتمدة.
●    التأكد من توافر كافة الشروط القانونية والإدارية والفنية والمالية اللازمة لانطلاق المشاريع والأنشطة في الوقت المحدد.
●    المساهمة في إطلاق المشاريع المعتمدة وفق السياسات الإعلامية والتواصلية المعمول بها.
●    متابعة تنفيذ البرامج والمشاريع وفق المنهجية المعتمدة، وإعداد تقارير دورية فنية ومالية وفق الأطر المتبعة.
●    الاستجابة السريعة لطلبات الإدارة بشأن المشاريع المنجزة أو الجاري تنفيذها.
●    إعداد وتحديث التدفقات النقدية للمشاريع، وتقديم طلبات صرف المستحقات في الوقت المناسب، والتأكد من استلامها وتوثيقها.
●    تنفيذ الأنشطة ضمن الميزانية والجدول الزمني المحدد مسبقًا.
●    المشاركة في اللجان الخاصة بالمناقصات، وضمان الشفافية والعدالة في التعاقدات المرتبطة بالمشاريع.
●    متابعة أداء الجهات المتعاقد معها، وضمان التزامها بالشروط التعاقدية المحددة.
●    معالجة التحديات التي قد تواجه تنفيذ المشاريع واقتراح الحلول المناسبة لها.
●    الإشراف على مراجعة المشاريع عند الحاجة، وضمان توافقها مع الخطط والأهداف.
●    تنفيذ إجراءات التسليم للمخرجات المنجزة وفق المعايير والإجراءات المعتمدة.
●    توثيق وأرشفة جميع المعلومات والوثائق المتعلقة بالمشاريع لضمان سهولة الوصول إليها.
●    التواصل الفعّال مع أصحاب المصلحة، وتقديم التقارير والمعلومات المطلوبة في الوقت المناسب.
●    تسهيل مهام المتابعة والتقييم التي تقوم بها الجهات المختصة.
●    إغلاق المشاريع المنتهية، وإعداد التقارير الفنية والمالية الختامية، وإتمام إجراءات الإغلاق وفق الأصول.
●    إعداد وتنفيذ خطط المشاريع بالتنسيق مع الإدارة.
●    تمثيل المؤسسة في الاجتماعات واللقاءات المتعلقة بالمشاريع.
●    متابعة سير المشاريع وضمان تنفيذها ضمن الوقت والميزانية المحددة.
●    التنسيق مع الجهات الداخلية والخارجية لتنفيذ الأنشطة.
●    مراجعة التقارير الفنية والمالية ورفعها للإدارة.
●    تقديم طلبات صرف مستحقات المشاريع ومتابعة التدفقات المالية.
●    الإشراف على فريق العمل المرتبط بالمشاريع.
●    أرشفة الوثائق والتقارير الخاصة بالمشاريع.
●    المشاركة في تقييم الأداء ورفع التوصيات.

الصلاحيات

●    إعداد وتنفيذ خطط المشاريع بالتنسيق مع الإدارة.
●    تمثيل المؤسسة في الاجتماعات واللقاءات المتعلقة بالمشاريع.
●    متابعة سير المشاريع وضمان تنفيذها ضمن الوقت والميزانية المحددة.
●    التنسيق مع الجهات الداخلية والخارجية لتنفيذ الأنشطة.
●    مراجعة التقارير الفنية والمالية ورفعها للإدارة.
●    تقديم طلبات صرف مستحقات المشاريع ومتابعة التدفقات المالية.
●    الإشراف على فريق العمل المرتبط بالمشاريع.
●    أرشفة الوثائق والتقارير الخاصة بالمشاريع.
●    المشاركة في تقييم الأداء ورفع التوصيات.