منسق إداري - Administrative Coordinator

تنظيم وتنسيق العمليات الإدارية داخل المؤسسة مما يسهل عملية اتخاذ القرارات والتنسيق مع كافة وحدات المكتب الميداني بالإضافة الى ان شاغر هذه الوظيفة لها دور فعال في التواصل مع المؤسسات والجهات داخل دولة المكتب. 

المهام والمسؤوليات

أ إدارة شؤون المكاتب الميدانية

• القيام بالأعمال والخدمات المكتبية التي تسهم في سير العمل.
• تنظيم وحفظ الملفات والمستندات وأرشفتها لسهولة الوصول إليها.

تنفيذ الكتب والمراسلات الرسمية وإعداد القرارات الادارية.

• الإعداد والتحضير للاجتماعات وكافة المقابلات الأخرى المتعلقة بالعمل.
• القيام بعمل طلبات الاحتياجات المتعلقة بالعمل ومتابعتها. 
• . استلام الكتب الواردة والصادرة وتسجيلها بالسجلات الخاصة بها وتوزيعها للموظفين المعنيين.
• . المتابعة والتنسيق مع كافة الوحدات الإدارية بالمكتب بشأن المراسلات والمكاتبات والموضوعات المختلفة المتعلقة بالعمل.
• . رفع التقارير الدورية وغير الدورية لمدير المكتب المباشر. 
• . المحافظة على سرية المعلومات التي يطلع عليها بحكم وظيفته.
• . متابعة الإجراءات الإدارية والتنسيق مع الجهات الداخلية والخارجية بما يخص سير العمل.
• المساعدة والمشاركة في تجميع تقارير تقييم الأداء وفي صياغة هذه التقارير وتحليلها وضمها لتقرير تقييم الأداء السنوي.
• . القيام بأية واجبات أخرى يكلف بها من قبل مدير المكتب في نطاق اختصاص الوظيفة. 

ب. الامتثال والحوكمة

إعلام المسؤول المباشر عن اي مشكلة تتعلق بالأصول الثابتة الخاصة بالمكتب

الصلاحيات

• تطبيق إجراء الأرشفة للمستندات ذات العلاقة
• إدارة الاتصالات
• توجيه المكالمات الهاتفية والرد على الاستفسارات.
• كتابة وإرسال البريد الإلكتروني والمراسلات الداخلية
• تنظيم الاجتماعات
• جدولة الاجتماعات الداخلية والخارجية.
• إعداد جداول الأعمال وتوزيعها على المشاركين.
• تسجيل محاضر الاجتماعات وتوزيعها
• إدارة اللوازم المكتبية
• طلب اللوازم المكتبية وضمان توفرها.
• مراقبة المخزون وإدارة التوريدات
• إعداد التقارير
• إعداد تقارير دورية عن الأنشطة الإدارية.