مدير مالي - Finance Manager

المدير المالي هو المسؤول عن:
●    توفير التقارير المالية وتفسير المعلومات المالية عن وضع المكتب للمسؤولين المباشرين وتقديم التوصيات والمقترحات.
●    القيام بتحليل الأنشطة المالية اليومية ومن ثم تقديم المشورة والتوجيه للمرؤوسين بشأن الخطط المالية المستقبلية.
●    تقديم التوصيات بشأن الخطط الإستراتيجية التي يجب اتباعها مما يدعم الحفاظ على وضع مستقر وفعال لإدارة الأصول والنقد المتاح بالمكتب.
تمكين أصحاب المصلحة من اتخاذ قرارات مالية سليمة وتحقيق أهداف الجمعية بالمكتب بأكثر الطرق كفاءة وفعالية.

المهام والمسؤوليات

القيادة الاستراتيجية وإدارة الأفراد

• اعداد الموازنة التقديرية بما يتماشى مع الأهداف الاستراتيجية بالتنسيق مع مدير المكتب والمسؤولين المباشرين.
• متابعة الخطة السنوية والموازنات التقديرية والتحقق من تنفيذها ورفع تقارير المتابعة الدورية اللازمة.

الإدارة المالية وإدارة المنح والشراكات

• التأكد من الدفاتر والسجلات الحسابية للمكتب الميداني وتطبيق النظم والإجراءات المالية المعتمدة، ومتابعتها وفقاً للمعايير المحاسبية المعتمدة بالجمعية والدولة المستضيفة.
• إعداد البيانات والتقارير المالية والحسابات الختامية والإغلاق السنوي، كذلك المسئولية عن رقابة كافة الأنشطة الحسابية والمالية ورفع التقارير بشأنها.
• تحليل التكاليف المنتجات والمساهمات ونتائج عمليات التشغيل والأداء الفعلي للمكتب مقارنة بخطط العمل.
• مراجعة البيانات والتقارير الإدارية والمالية المطلوبة، وإعداد التقارير الشهرية والربع سنوية للمقر الرئيس والجهات المانحة.
• الإشراف على عمليات المكتب المالية، وتحديد الأهداف والغايات، وتصميم إطار عمل لها بما يسهل من مراجعة واعتماد كافة المعاملات المالية للمكتب الميداني، والتحقق امتثال جميع المعاملات للوائح والسياسات والإجراءات.
• التأكد من تطبيق القرارات الصادرة عن المقر الرئيس ذات الأثر المالي، ومراجعة الحسابات بناءً عليها.
• تطبيق أنظمة الرقابة المالية ومراقبة عملياتها بفاعلية
• اعتماد القيود الخاصة بالتسويات الجردية الختامية ورفعها للاعتماد النهائي من المسؤولين بالإدارة المالية بالمقر الرئيس.
• إعداد ملفات التدقيق للمدققين الداخليين والخارجيين والتأكد من مراجعة جميع المستندات المالية وإتاحتها وقت الحاجة.
• اعداد القوائم المالية السنوية بالتنسيق المباشر مع المدقق الخارجي.
• الإشراف على كادر المحاسبين في المكتب الميداني.
• عضوية لجان المشتريات
• اعتماد تسوية العهد النثرية
• اعتماد أرصدة الذمم الدائنة والمدينة
• اعتماد أرصدة مشاريع وكفالات المكتب والالتزامات التي عليها والفائض أو العجز والتحقق من مطابقتها مع الأنظمة المستخدمة واقتراح التوصيات بشأنها.
• القيام بكافة الأعمال المحاسبية الأخرى التي يكلفه بها مسؤول المباشر والتي وتقع ضمن نطاق وظيفته.
• إدارة خزينة المكتب والاشراف على عمليات الجرد وتسجيل الأصول
• حماية أصول واستثمارات ومشاريع المكتب من خلال الرقابة المالية
• مراجعة إجراءات التأمين على الأصول وممتلكات الجمعية ضد المخاطر المختلفة من الحريق أو السرقة أو الحوادث والتحقق من مدى كفاية التأمين.

الامتثال والحوكمة

• إدارة المخاطر في نطاق مهمة ومسؤولياته. · التأكد من التزام المكتب الميداني والشركاء بالقوانين والتشريعات المحلية والدولية المعمول بها.
• الاعم المسؤول المباشر عن اي مشكلة تتعلق بالأصول الثابتــــــــــــــــة الخاصة بالمكتب
• التأكد من أن جميع العمليات المالية تتماشى مع القوانين واللوائح المالية والضريبية
• تنفيذ مراجعات دورية للعمليات المالية لضمان الامتثال
• التواصل مع أصحاب المصلحة لضمان فهمهم والتزامهم بسياسات الحوكمة المالية

• اعتماد طلب الصرف في البوابة ورفعها الى المحاسب
• إرسال طلب التحويلة الى النبك.
• إغلاق الطلب من النظام
• حفظ المستندات الأصلية الى الأرشفة.
• البدء في إجراءات الجرد حسب الأصول المالية والفنية
• اعتماد  قيود المخصصات السنوية مثل مستحقات نهاية الخدمة والديون المعدومة
• بيانات مصلحة الضريبة (المستقطعة من الدخل وعلى المبيعات) والمسدد لهم والتأكد من مطابقة هذه البيانات مع المدفوعات الفعلية
• اعتماد بيانات الإهلاك والاستهلاك للموجودات الثابتة وغير الملموسة خلال السنة المالية، وتجهيز قيودها المحاسبية وتسجيلها بشكل صحيح.
• إجراء التسويات المحاسبية النهائية وإعداد ميزان المراجعة النهائي
• الاعتماد  النهائية لميزان المراجعة للتأكد من صحة كافة القيود والتسويات المحاسبية
• إرسال ميزان المراجعة النهائي للمكتب الرئيس لاعتماده والمضي قدماً في اعتماد الحسابات الختامية.
• اعتماد بيانات طلب الصرف وإرسالها الى المدير
• أرشفة مستندات طلب الصرف ورقيا الى سجل طلبات صرف المكفولين
• مراجعة الطلب المكافاة والبدلات  واعتماده واحالته
• استلام شهادة التحويل من البنك.
• التحقق والتأكد مدى مطابقة الشهادة البنكية مع الكشف المرفق في طلب التحويل المرسل الى البنك.
• إرفاق الشهادة البنكية في شاشة طلب الصرف.
• إغلاق طلب الصرف من البوابة.
• أرشفة مستندات طلب الصرف ورقيا الى سجل طلبات صرف الرواتب في المكتب
• استلام إشعار التحويلات المستلمة في المكتب الميداني مثل التمويلات المحلية او الدولية او استرجاع مبالغ من جهات شريكة أو منح من الدولة
• الحصول على إشعار استلام المبلغ من البنك
• إرسال إشعار وصول التحويل للميدان/ للبنك إلى المكتب الرئيسي
• مطابقة اشعار التحويل بكشف حساب البنك
• تسجيل القيود المحاسبية