المسمى الوظيفي:
مساعدة شخصية
القسم:
غير مطبق
الرئيس المباشر:
مدير إدارة الخدمات المشتركة
مسؤول مباشرة عن:
غير مطبق
الهدف من الوظيفة:
مساعدة مدير إدارة الخدمات المشتركة في كامل الملفات بالإضافة إلى تنفيذ الخطط والتعليمات.
المهام والمسؤوليات:
- إعداد جدول المواعيد و الأعمال الشهرى الخاص بمدير إدارة الخدمات المشتركة.
- إعداد الخطة الأسبوعية لأعمال مدير إدارة الخدمات المشتركة.
- المحافظة على المظهر العام لمكتب مدير إدارة الخدمات المشتركة من حيث النظافة و الترتيب
- تحرير و طباعة الخطابات و المكاتبات الخاصة بمدير إدارة الخدمات المشتركة
- حفظ و صيانة جميع الملفات الخاصة بمدير إدارة الخدمات المشتركة وجميع المشاريع التي يشرف عليها بشكل يضمن سلامتها و سرعة إستدعائها
- كتابة محاضر جميع الإجتماعات والجلسات و التي يكون مدير إدارة الخدمات المشتركة طرفاً فيها
- مساعدة مدير إدارة الخدمات المشتركة فى جميع الأعمال غير المدرجة فى هذا التوصيف بناءً على طلب شخصي
- إستقبال و إجراء الإتصالات الهاتفية الخاصة بمكتب مدير إدارة الخدمات المشتركة و فهرسة أرقام التليفونات و العناوين مع التنسيق مع قسم البيانات
- المساهمة في تحضير كامل المستندات والعروض الخاصة بمشاركات مدير إدارة الخدمات المشتركة داخلياً وخارجياً
- التحضير للإجتماعات الخاصة بالإدارة العليا أو الإجتماعات الدورية و تنسيق و تجهيز كل الوثائق و المستندات التى تخص موضوع الإجتماع
- تنظيم و فهرسة التقارير الداخلية الواردة من الإدارات و الأقسام الأخرى و متابعة قرار مدير إدارة الخدمات المشتركة بشأنها و تسجيلها فى السجلات الخاصة بها.
- متابعة تجميع كامل التقارير الواردة من الأقسام وتجميعها في تقرير واحد متّسق.
- متابعة مبدئية للمتطلبات من الأقسام.
- توجيه الدعوات للمشاركين فى الإجتماعات الخاصة بالقسم
- إخراج المستندات الخاصة بمدير إدارة الخدمات المشتركة وتنسيقها بشكلها النهائي.
- المساعدة في إجراء بحوث أولوية حول عدد من المواضيع.
- المساعدة في تحضير جداول مقارنة خاصة بالمشتريات
العلاقات الداخلية:
- سائر موظفي مؤسسة الفكر العربي
العلاقات الخارجية:
- جميع زوار مدير إدارة الخدمات المشتركة
المتطلبات والمؤهلات:
- درجة البكالوريوس على الأقل في إدارة الأعمال وخبرة لا تقل عن 5 سنوات في مركز مماثل
- السرية المطلقة
- مهارات تواصل عالية
- مهارات التنظيم والتخطيط
- مستوى عالي من الدقة والاهتمام بالتفاصيل
- إتقان العربية والإنجليزية
- براعة في استخدام الحاسوب ونظمه
Application Deadline
Organisation
Salary Range
Unpaid Position
Contract Type
Full Time
Application Submission Guidelines
يرجى إرسال بريد إلكتروني بعنوان " مساعدة شخصية" إلى hr@arabthought.org
Requires a Cover Letter?
No
Education Degree
Bachelor Degree
Education Degree Details
شهادة جامعية في المحاسبة أو الشؤون المالية
Arabic
Very Good
English
Excellent
Hide guidelines for wrong answers
No