مساعدة إدارية تنفيذية

مؤسّسة الفكر العربي مؤسّسة دوليّة أهليّة مستقلّة، ليس لها ارتباط بالأنظمة أو بالتوجّهات الحزبية أو الطائفيّة، وهي مبادرة تضامنيّة بين الفكر والمال لتنمية الاعتزاز بثوابت الأمة ومبادئها وقيمها وأخلاقها بنهج الحرية المسؤولة، وتعنى بمختلف سبل المعرفة من علوم وطب واقتصاد وإدارة وإعلام وآداب في سبيل توحيد الجهود الفكرية والثقافية التي تدعو إلى تضامن الأمة والنهوض بها والمحافظة على هويتها. وقد تأسّست المؤسّسة في 29 أيار/مايو من العام 2000 حين دعا صاحب السموّ الملكي الأمير  خالد الفيصل ، إلى مبادرة تضامنيّة بين الفكر والمال تتبنّاها مؤسّسةأهلية عربية تستهدف الإسهام في النهضة والتضامن العربيّين. يسرّ المؤسّسة أن تعلن عن وظيفة شاغرة وهي " مساعدة إدارية تنفيذية". للمهتمين الرجاء الاطلاع على التوصيف الوظيفي أدناه واتّباع الخطوات التالية للتقديم: المسمى الوظيفي: مساعدة إدارية تنفيذية القسم: غير مطبق الرئيس المباشر: مدير الخدمات المشتركة مسؤول مباشرة عن:   غير مطبق الهدف من الوظيفة: مساعدة مدير الخدمات المشتركة في كامل الملفات بالإضافة إلى تنفيذ الخطط والتعليمات.   المهام والمسؤوليات:   -         إعداد جدول المواعيد و الأعمال الشهرى الخاص بمدير الخدمات المشتركة. -         إعداد الخطة الأسبوعية لأعمال مدير الخدمات المشتركة. -         المحافظة على المظهر العام لمكتب المدير العام من حيث النظافة و الترتيب -         إستقبال زوار المدير العام و الترحيب بهم. -         تحرير و طباعة الخطابات و المكاتبات الخاصة بمدير الخدمات المشتركة -         حفظ و صيانة جميع الملفات الخاصة بمدير الخدمات المشتركة  وجميع المشاريع التي يشرف عليها بشكل يضمن سلامتها و سرعة إستدعائها -         التنسيق مع السائق الخاص للمدير العام حول مواعيده وأي احتياجات إضافية. -         كتابة محاضر جميع الإجتماعات  والجلسات و التي يكون مدير الخدمات المشتركة طرفاً فيها -         مساعدة مدير الخدمات المشتركة فى جميع الأعمال غير المدرجة فى هذا التوصيف بناءاً على طلب شخصي -         إستقبال و إجراء الإتصالات الهاتفية الخاصة بمكتب مدير الخدمات المشتركة  و فهرسة أرقام التليفونات و العناوين مع التنسيق مع قسم البيانات -         المساهمة في تحضير كامل المستندات والعروض الخاصة بمشاركات مدير الخدمات المشتركة داخلياً وخارجياً -         التحضير للإجتماعات الخاصة بالإدارة العليا أو الإجتماعات الدورية و تنسيق و تجهيز كل الوثائق و المستندات التى تخص موضوع الإجتماع -         تنظيم و فهرسة التقارير الداخلية الواردة من الإدارات و الأقسام الأخرى و متابعة قرار مدير الخدمات المشتركة  بشأنها و تسجيلها فى السجلات الخاصة بها. -         متابعة تجميع كامل التقارير الواردة من الأقسام وتجميعها في تقرير واحد متّسق. -         متابعة مبدئية للمتطلبات من الأقسام. -         توجيه الدعوات للمشاركين فى الإجتماعات الخاصة بالقسم -         إخراج المستندات الخاصة بمدير الخدمات المشتركة  وتنسيقها بشكلها النهائي. -          المساعدة في إجراء بحوث أولوية حول عدد من المواضيع. -          المساعدة في تحضير جداول مقارنة خاصة بالمشتريات -           العلاقات الداخلية: -         سائر موظفي مؤسسة الفكر العربي العلاقات الخارجية: -         جميع زوار مدير الخدمات المشتركة   المتطلبات والمؤهلات: -         درجة البكالوريوس على الأقل في إدارة الأعمال وخبرة لا تقل عن 5 سنوات في مركز مماثل -         السرية المطلقة -         مهارات تواصل عالية -         مهارات التنظيم والتخطيط. -         مستوى عالي من الدقة والاهتمام بالتفاصيل. -         إتقان العربية والإنجليزية -          براعة في استخدام الحاسوب ونظمه   خطوات التقديم: إرسال بريد إلكتروني إلى hr@arabthought.org بعنوان " مساعدة إدارية تنفيذية " بتاريخ أقصاه 30/6/2015 وإرفاق السيرة الذاتية. أي بريد إلكتروني بعنوان آخر سوف يتم تجاهله من لائحة المتقدمين. سيتم التّواصل فقط مع المتقدمين المختارين للمقابلة. تاريخ البدء: مباشرةً. المؤسّسة تبحث عن متقدمين يستطيعون الانضمام مباشرة للمؤسّسة أو ضمن الأسابيع القليلة المقبلة.                                                                                                                              l