وصف وظيفي:
المسمى الوظيفي:
أمين سرّ الأمانة العامة
القسم:
الأمانة العامة
الرئيس المباشر:
رئيس مجلس الإدارة
مسؤول مباشرة عن:
غير مطبق
الهدف من الوظيفة:
مسؤول عن جميع الأعمال الإدارية والفنية واللوجستية الخاصة بمجلسي الأمناء والإدارة والهيئة العامة
المهام والمسؤوليات:
التنسيق الإداري والفني لاجتماعات مجلسي الأمناء والإدارة، إضافة إلى اجتماعات الهيئة العامة:
تحرير الدعوة للاجتماعات.
إرسال الدعوات وفقاً للائحة الحضور الموافق عليها، والتأكد من استلامهم إياها، والمتابعة معهم من ناحية الحضور أو أي متطلبات لديهم كاستقبال، حجز فنادق..
التنسيق مع المعنيين لإعداد جدول الاجتماعات وتجميع سائر المواد والموارد لإرسالها.
تجميع سائر العروض المرئية الخاصة بالأمانة العامة قبل الاجتماعات.
إرسال محاضر وجداول أعمال الاجتماعات إلى أعضاء المجالس قبل أسبوعين على الأقل من مواعيد الاجتماعات.
تدوين محاضر الاجتماعات، وصياغة القرارات التنفيذية المنبثقة عن تلك المحاضر، والتأكد من مشاركتها مع الأطراف الداخلية المعنية أو الموظفين المعنيين (بعد توقيع رئيس مجلس الإدارة عليها)
إعداد ملخص لما تمَّ تنفيذه من قرارات الاجتماعات السابقة وأسباب عدم تنفيذ ما تبقى من القرارات.
تحضير العروض المرئية الخاصة برئيس مجلس الإدارة.
إعداد سائر النسخ المطبوعة من جداول الاجتماعات والمواد المطلوبة للمناقشة وتنسيق توضيبها وإرسالها/شحنها إلى مكان الاجتماع.
يقوم بتحديث دوري للوائح المجالس، وتحديث تعريفات قصيرة عن الأعضاء.
جدولة أهم القرارات المتخذة في الاجتماعات السابقة بأكملها ( مجلس الأمناء - مجلس الإدارة – الهيئة الاستشارية).
يشرف على عملية أرشفة محاضر الاجتماعات وأي من المستندات والتعاميم المرافقة والتنسيق مع قسم الأرشفة لأرشفتها ورقياً وإلكترونياً.
التزام بضرورات العمل ومتطلباته، مع الحفاظ على السرية التامة، وعدم تسريب أي معلومة.
التنسيق اللوجستي لاجتماعات مجلسي الأمناء والإدارة، إضافة إلى اجتماعات الهيئة العامة:
التنسيق مع الموظف اللوجستي في المؤسسة للاستحصال على تأشيرات السفر لأعضاء المجالس المعنيين وحجوزات السفر.
التنسيق مع الموظف اللوجستي في المؤسسة لتنسيق استقبال ومواصلات الأعضاء، بالإضافة إلى حجوزاتهم في الفندق.
التنسيق مع الموظف اللوجستي في المؤسسة لحجز غرفة الاجتماعات بالمواصفات المطلوبة.
أعمال إدارية:
التنسيق مع مدير العلاقات الحكومية لإعداد رسائل المؤسسة المتعلقة بالاتصال مع الجهات الرسمية.
إعداد التقرير الإداري السنوي للمؤسسة.
تلقي كافة الاستفسارات من أعضاء المجلس والرد عليها بعد التنسيق مع رئيس مجلس الإدارة عند الضرورة.
تلقي كافة الاستفسارات الخارجية الخاصة بالأمانة العامة والرد عليها.
تلقي البريد الموجّه إلى رئيس مجلس الإدارة وتحويله.
تعميم القرارات التي يرى مجلس الإدارة تعميمها و نشرها.
تأمين طباعة جميع المراسلات العادية والسرية التي تخصّ رئيس مجلس الإدارة وتدقيقها.
صياغة بعض الكتب مثل كتب الشكر والاستفسار والمتابعة لبعض الأمور التي قد تهمّ رئيس مجلس الإدارة.
التنسيق مع قسم المالية في المؤسسة بخصوص أي تواصل خاص بالشؤون المالية مع الأعضاء.
العلاقات الداخلية:
سائر موظفي مؤسسة الفكر العربي
أعضاء مجلس الأمناء
أعضاء مجلس الإدارة
§ أعضاء الهيئة العامة
العلاقات الخارجية:
الفنادق
ووكالات السفر
المتطلبات والمؤهلات:
درجة البكالوريوس على الأقل في إدارة الأعمال أو اللغة العربية أو الإعلام وخبرة لا تقل عن 4 سنوات في مركز مماثل
السرية المطلقة
مهارات تواصل عالية
مهارات التنظيم والتخطيط.
مستوى عالي من الدقة والاهتمام بالتفاصيل.
إتقان اللغتين العربية والإنجليزية
براعة في استخدام الحاسوب ونظمه
Application Deadline
Organisation
Salary Range
Unpaid Position
Contract Type
Full Time
Application Submission Guidelines
الرجاء إرسال السيرة الذاتية إلى البريد الإلكتروني أدناه ، مع ذكر : أمين سر الأمانة العامة" كعنوان. سوف يتم التواصل فقط مع المرشحين للمقابلة. hr@arabthought.org
Requires a Cover Letter?
Yes
Education Degree
Bachelor Degree
Education Degree Details
درجة البكالوريوس على الأقل في إدارة الأعمال أو اللغة العربية أو الإعلام وخبرة لا تقل عن 4 سنوات في مركز مماثل
Arabic
Excellent
English
Very Good
Hide guidelines for wrong answers
No