Center Coordinator Tripoli / Coordinateur De Centre Tripoli

CONTEXT L'Institut Européen de Coopération et de Développement (IECD) is a French development organization operating in the field of international solidarity. It has been present in Lebanon since 1989. Today, IECD and its local partners implement several programs for vocational training, access to education, support to small enterprises and health care projects.  In the field of educational support for refugee children, IECD, together with local partners, has been running 3 informal educational centers throughout regions in Lebanon affected by massive influx of Syrian refugees. The center in Tripoli is opened since January 2013 for vulnerable children especially out-of-school children and those who have a high risk of dropping out of public schools. MISSION Under the direct supervision of the project manager and in close collaboration with the pedagogical coordinator and psychosocial and extracurricular activities coordinator, the Center coordinator will be in charge of managing the educational center. The IECD Centre Coordinator role is defined as per the following requirements: Overall Goal Manage IECD Education Centre program in line with IECD and donors strategies, objectives and values. This includes: Understand and implement project objectives and centre rules ; Build a trusted and quality relationship with local partners ; Provide a healthy and safe environment for children and staff ; Be accountable for budget and supply management ; Support referents and centre team with regular feedback. Manage independently and efficiently all team members (professors, social worker, volunteers…) and creating an adequate team atmosphere ; Monitor quality of activities for beneficiaries and staff ; Ensure children attendance ; Identify deviations from project objectives and centre rules and define solutions ;   Responsibilities, Duties and Tasks Centre coordination: monitoring of educational, recreational and psychosocial activities in close cooperation with the pedagogical coordinator and the psychosocial and extracurricular activities coordinator, and ensuring that activities are run according to the project objectives. Team management : -   Management of team members (teachers, bus driver, PSS team, etc.) so that they achieve their goals, organization of their work and schedules, ensure good working conditions. -   Recruitment of team members in close cooperation with the pedagogical coordinator and psychosocial and extracurricular activities coordinator, organization and animation of team meetings, preparation of payment of salaries, preparation of contract, leave management, planning, follow-up of time sheets for teachers, human resources evaluations. Budget, logistics and supply management: monitoring budgeted project expenditures, coordinating monthly payment of centers expenses, responsible for supplies management (orders, purchases, deliveries and follow-up of inventories) according to the needs. Managing all school scheduling, special events, field trips, transportation, and maintenance of equipment and premises. Children and safety management: enforcing daily children presence tracking process, organizing children’s assessment reports, attending board and parents meetings, ensuring good transportation conditions, ensuring compliance with health and safety rules. Partnerships management: ensuring good relations with hosting school and developing new partnerships in order to increase the offer for educational activities. Program performance management: reporting issues and challenges to line manager with proposed solutions, providing monthly progress reports, supporting implementation of the project, being part of capitalisation and formalisation of tools. Security and maintenance: coordinating with hospital, ensuring safety in the buildings, the rented space, buses, etc., supervising maintenance activities. External communication: attending meetings with NGOs and/or UN agencies if necessary.   PROFILE Languages and IT: Excellent command of the pack office (Word, Excel, Power Point) Fluent in Arabic, fluent in French and/or English  Experience: Minimum of 3-year experience in team management, project coordination. Good management skills.  Expected skills and qualities: Strong autonomy and sense of initiative Accountability Strong organization skills Experience in team management Good communication and interpersonal skills, with different groups: children, teachers, parents and partners Excellent writing and reporting skills Adherence to the values of IECD: a focus on the person, a principle of service, a professional commitment   CONDITIONS Working hours: Part time position – from Monday to Thursday + Saturdays (24h a week in the mornings). Location: Tripoli with occasional business trips in the areas where the project is implemented. Under the supervision of: Project manager   ---   CONTEXTE L’IECD est un organisme de solidarité internationale créé en 1988 qui met en œuvre des projets de développement socioéconomique en partenariat avec des institutions locales. L’IECD intervient en particulier dans les domaines de la formation et de l’insertion professionnelle, de l’appui aux très petites entreprises et de l’accès à l’éducation et à la santé pour les personnes les plus vulnérables. Dans le domaine de l’éducation pour les enfants réfugiés, l’IECD, en collaboration avec des partenaires locaux, gère trois centres éducatifs dans des régions du Liban touchées par un afflux massif de réfugiés syriens. Le centre de Tripoli est ouvert depuis janvier 2013 pour les enfants vulnérables - en particulier pour les enfants réfugiés non-scolarisés et ceux –scolarisés - qui ont un risque élevé de décrochage scolaire. MISSION Sous la supervision directe du chef de projet et en collaboration étroite avec le coordinateur pédagogique et le coordinateur activités psychosociales et extrascolaires, le coordinateur de centre sera en charge de la gestion globale du centre éducatif IECD de Beyrouth conformément aux objectifs, stratégies et valeurs des bailleurs et de l’IECD. Il devra : Comprendre et mettre en œuvre les objectifs du projet et les règles du centre ; Gérer de manière indépendante et efficiente les membres de l’équipe (enseignants et assistants, travailleur social et psychologue, animateurs, volontaires, etc.) Favoriser une atmosphère de travail favorable et un environnement sain et sécuritaire pour les enfants et le personnel ; Assurer la qualité des activités pour les bénéficiaires et pour le personnel ; Construire une relation de qualité et de confiance avec les partenaires locaux ; S’assurer de la présence et de l’assiduité des enfants ; Identifier les écarts par rapport aux activités et objectifs du projet préalablement définis, définir et mettre en œuvre des solutions ; Etre responsable du budget et de la logistique du centre dans le respect des procédures IECD et financeurs. Responsabilités et tâches Coordination du centre : supervision des activités éducatives, récréatives et psychosociales, en collaboration étroite avec le coordinateur pédagogique et le coordinateur activités psychosociales et extrascolaires, et s’assurer que les activités sont menées conformément aux objectifs du projet. Gestion des équipes : -          Mise en œuvre de bonnes conditions de travail et management des membres de l’équipe pour assurer l’atteinte des objectifs -          Recrutement des équipes en collaboration étroite avec le référent pédagogique et le référent activités psychosociales et extrascolaires -          Organisation et animation des réunions d’équipe, préparation des salaires, des contrats, gestion des plannings et des congés, suivi des feuilles de temps, conduite des évaluations du personnel. Finance : Gestion des dépenses du projet et des paiements mensuels conformément au budget Logistique: -          Gestion de l’approvisionnement (commandes, achats, livraisons, inventaires) en fonction des besoins.  -          Coordination de la vie de l’école, des événements spéciaux, des sorties scolaires, de l’entretien des équipements et des locaux. Gestion des enfants et de la sécurité : -          Suivi des présences quotidiennes des enfants, rapports d’évaluation, participation aux réunions de parents d’élèves -          Mise en place de bonnes conditions de transport, veille au respect des règles de santé et de sécurité dans les locaux, les bus, lors des sorties…, coordination avec l’hôpital, Relations partenariales : responsable des relations avec les écoles partenaires et du développement de nouveaux partenariats afin de pluraliser l'offre des activités. Rapports et capitalisation : reporting réguliers des problématiques et défis au supérieur hiérarchique avec des propositions de solutions, rapports mensuels d’avancement, implication dans la capitalisation et à la formalisation des outils. Communication externe : participation aux réunions avec les ONG et/ou agences des NU si nécessaire.   PROFIL Langues et IT : Excellente maîtrise du pack office (Word, Excel, PowerPoint) Maitrise de l‘arabe + Maitrise du français et/ou anglais Expérience : 3 ans minimum en gestion d’équipe et en coordination de projet. Compétences et qualités attendues : - Forte autonomie, esprit d’initiative - Fortes capacités organisationnelles - Sens de la communication et qualités interpersonnelles, avec différents publics : élèves, enseignants, parents d'élèves, partenaires… - Excellentes capacités rédactionnelles - Adhésion aux valeurs de l’IECD : un regard sur la personne, l’esprit de service, un engagement professionnel   CONDITIONS Horaires : Temps partiel, du lundi au jeudi + samedi  - 24h par semaine en matinée. Localisation : Tripoli – avec déplacements occasionnels dans les zones d’implantation du projet. Sous la supervision de : chef de projet