Chargé/e De Gestion Administrative Et Financière

    I.           CONTEXTE  Contexte général : Asmae est une ONG de solidarité internationale française spécialisée dans le développement de l’enfant. Indépendante, laïque et apolitique, elle est ouverte à tous. Crée en 1980 par Sœur Emmanuelle sur la base de son expérience avec les chiffonniers dans les bidonvilles du Caire, Asmae poursuit son action dans le respect de valeurs et des méthodes héritées de sa fondatrice : écoute et proximité, pragmatisme, prise en compte des différences, professionnalisme et  réciprocité. L’action d’Asmae vise à soutenir les enfants vulnérables et leurs familles via l’accompagnement sur mesure et dans la durée des acteurs locaux qui travaillent dans les domaines de l’éducation et de la protection de l’enfance. Sa vision “Un monde juste qui garantit aux enfants de vivre et de grandir dignement avec leurs familles et leur environnement pour devenir des femmes et des hommes libres, acteurs de la société”, se décline en quatre missions : Favoriser le développement de l’enfant par une approche globale. Pour cela, Asmae agit aussi sur l’accompagnement des familles en tenant compte de l’environnement ; Renforcer la capacité des acteurs locaux du développement de l’enfant, renforcer les synergies entre eux et maximiser leur impact social ; Défendre la cause de l’enfant par la sensibilisation et le plaidoyer ; Expérimenter, essaimer et diffuser. Aujourd’hui, Asmae soutient et accompagne des projets dans les domaines de l’éducation et de la protection de l’enfance qui sont portés par 64 organisations locales au Burkina Faso, Egypte, France, Inde, Liban, Madagascar, Mali et Philippines. Asmae agit aussi directement auprès de bénéficiaires dans le cadre de son établissement d’accueil mère-enfants à Bobigny.   Contexte du Poste : L’origine de l’intervention d’Asmae au Liban remonte à la guerre civile qui a meurtri le pays de 1975 à 1991. Les premières actions dans le pays ont commencé en 1986 et le bureau de coordination local a été ouvert en 2005. Aujourd’hui, Asmae travaille en partenariat avec six associations locales actives dans les domaines de l’éducation (accès à une éducation de qualité, éducation de la petite enfance, éducation inclusive et/ou adaptée) et de la protection de l’enfance (prévention, protection et accompagnement psychosocial). L’action des partenaires se concentre dans 5 régions du pays : Beyrouth, Bekaa centre (Zahlé) et Nord (Hermel), Mont Liban et Liban-Sud. L’équipe d’Asmae au Liban, composée de 3 personnes (2 expatriés et 1 libanais), est basée dans la capitale Beyrouth.      II.           RESPONSABILITES : Dans le respect des valeurs et du mode d’intervention spécifiques à Asmae, en cohérence avec les orientations stratégiques et sous la supervision de la coordinatrice Asmae au Liban, le/la Chargé/e Administratif/ve et Financier/ière aura pour missions : La gestion comptable, administrative et logistique du bureau Asmae au Liban S’assurer de la compréhension et de l’application des règles administratives et comptables par l’ensemble des équipes Asmae ; Enregistrement de l’ensemble des dépenses et des mouvements de trésorerie dans le logiciel de reporting comptable Asmae (loyer du bureau, frais de déplacement, achat de matériel, etc.) ; Préparation pour la coordinatrice des prévisions de besoins de trésorerie du bureau et des demandes de transfert de fonds au Siège ; Tenue de l’archivage général du bureau selon la procédure en vigueur et appui ponctuel à la tenue d’un archivage dédié aux projets cofinancés (actuellement sous la responsabilité de la chargée de projets) ; Gestion administrative et logistique du bureau (gestion du courrier, achat de fournitures de bureau, réservation de salles, prise de contact avec les partenaires, etc.) ; Gestion et suivi du bon fonctionnement des immobilisations (voiture, parc informatique, etc.) du bureau local et interface avec les prestataires (informatique, réparateurs divers, paiement des factures, etc.) ; Suivi de la procédure d’enregistrement d’Asmae auprès des autorités compétentes et des prestataires (avocat, traducteur, etc.) et si besoin, suivi du renouvellement de l’autorisation d’intervention dans le pays ; Pour le personnel local, si besoin, gestion des déclarations, fiches de paie et paiement des cotisations patronales et sociales aux autorités compétentes ; Suivi des relations avec les autorités compétentes concernant les démarches d’obtention des visas des expatriés et de renouvellement de ceux-ci ; De manière plus ponctuelle, gestion de la logistique lors de la venue d’équipes de journalistes, de photographes ou autres personnes mandatées par le Siège (réservation d’hébergements, …) ; Toutes autres tâches administratives et/ou logistiques confiées par la coordinatrice.   Le suivi financier et administratif des projets financés par Asmae (financement direct et parrainage) Remonter au Coordinateur les informations nécessaires au bon fonctionnement des projets ; Contrôle au moins une fois par semestre des pièces justificatives concernant les projets de chaque partenaire (en dehors des projets cofinancés). Suivi et accompagnement des partenaires dans l’élaboration de leurs rapports financiers ; Suivi et accompagnement des partenaires dans l’archivage des pièces justificatives ; Appui dans l’élaboration des contrats de partenariat ;   Autres activités Traduit les documents administratifs et financiers à la demande de la coordinatrice.     III.           POSITIONNEMENT Responsable hiérarchique : Coordinatrice pays Subordonné(s) : Aucun Complexité du poste : Compétences en gestion administrative et comptable Compétences en informatique, notamment Excel, nécessaires                                                                                                                                                Niveau d’initiative - Autonomie : Bon niveau d’autonomie Aval du responsable hiérarchique nécessaire avant engagement de toute dépense Responsabilité budgétaire : Aucune     IV.          PROFIL   Formation Formation en gestion ou domaine proche 1ère expérience d’un an minimum indispensable en gestion administrative, comptable et financière Expérience en gestion logistique souhaitée Excellente maîtrise écrite et orale de l’arabe Très bonne maîtrise du français écrit et oral La connaissance de l’anglais serait un plus   Compétences professionnelles Très bonne maîtrise du pack office (Word et Excel) Maîtrise du logiciel Saga un plus Bonne capacités rédactionnelles (style et orthographe) Très bonne capacités d’organisation   Qualités Très bon relationnel Autonomie et proactivité Rigueur Esprit d’équipe Sens de l’organisation     V.        Modalités pratiques :   Pôle :                     Programmes Lieu de travail :         Liban, Beyrouth (Ain El Remmaneh)   Contraintes : Des déplacements sur l’ensemble des zones d’intervention sont à prévoir (visites aux partenaires),   Contrat :                   Contrat d’un an (renouvelable) Temps de travail :    Temps plein Salaire :                      Entre 1000 et 1200 dollars US selon expérience