المسمى الوظيفي:
مساعدة إدارية تنفيذية
القسم:
غير مطبق
الرئيس المباشر:
المدير العام
مسؤول مباشرة عن:
غير مطبق
الهدف من الوظيفة:
تنفيذ الخطط و التعليمات و تنظيم و إدارة الشئون الإدارية الخاصة بالمشاريع ومساعدة المدير العام فى الأعمال الروتينية
المهام والمسؤوليات:
تنسيق خاص للمدير العام ومكتبه:
- إعداد جدول المواعيد و الأعمال الشهرى الخاص بالمدير العام
- إعداد الخطة الأسبوعية لأعمال المدير العام
- المحافظة على المظهر العام لمكتب المدير العام من حيث النظافة و الترتيب
- إستقبال زوار المدير العام و الترحيب بهم
- تحرير و طباعة الخطابات و المكاتبات الخاصة بالمدير العام
- حفظ و صيانة جميع الملفات الخاصة بالمدير العام وجميع المشاريع التي يشرف عليها بشكل يضمن سلامتها و سرعة إستدعائها
- إستلام و توجيه البريد و الفاكس والبريد الإلكتروني الوارد باسم المدير العام و عرضه عليه و فهرسة هذه المستنداتبالتنسيق مع قسم الأرشيف
- التنسيق مع السائق الخاص للمدير العام حول مواعيده وأي احتياجات إضافية.
- كتابة محاضر جميع الإجتماعات و الجلسات و التي يكون المدير العام طرفاً فيها
- مساعدة المدير العام فى جميع الأعمال غير المدرجة فى هذا التوصيف بناءاً على طلب شخصي
- إستقبال و إجراء الإتصالات الهاتفية الخاصة بمكتب المدير العام و فهرسة أرقام التليفونات و العناوين مع التنسيق مع قسم البيانات
- التأكد من توافر جميع الأدوات المكتبية و الكتابية للإدارة العليا
- حجز تذاكر السفر و الفنادق و سائر تفاصيل السفر والتنقلات الخاصة برحلات المدير العام. (بالتنسيق مع القسم اللوجستي)
- المساهمة في تحضير كامل المستندات والعروض الخاصة بمشاركات المدير العام داخلياً وخارجياً
تنسيق إداري للمشاريع
- التحضير للإجتماعات الخاصة بالإدارة العليا أو الإجتماعات الدورية و تنسيق و تجهيز كل الوثائق و المستندات التى تخص موضوع الإجتماع
- تنظيم و فهرسة التقارير الداخلية الواردة من الإدارات و الأقسام الأخرى و متابعة قرار المدير العام أو المدير التنفيذى بشأنها و تسجيلها فى السجلات الخاصة بها
- توجيه الدعوات للمشاركين فى الإجتماعات والمؤتمرات وأي نشاطات داخلية وخارجية خاصة بالمؤسسة ومتابعة الحضور
- حجز تذاكر السفر و الفنادق و بطاقات التعريف للمدعوين لنشاطات المؤسسة عند الضرورة.
- إخراج المستندات الخاصة بالمدير العام ومشاريعه وتنسيقها بشكلها النهائي.
- المساعدة في إجراء بحوث أولوية حول مواضيع المشاريع.
- المساعدة في تحضير العقود الخاصة بالمشاريع (عند الضرورة ) وتنسيق عرضها على المستشار القانوني.
العلاقات الداخلية:
- سائر موظفي مؤسسة الفكر العربي
العلاقات الخارجية:
- الفنادق
- ووكالات السفر
- جميع زوار المدير العام
المتطلبات والمؤهلات:
- درجة البكالوريوس على الأقل في إدارة الأعمال أو اللغة العربية أو الإعلام وخبرة لا تقل عن 5 سنوات في مركز مماثل
- السرية المطلقة
- مهارات تواصل عالية
- مهارات التنظيم والتخطيط.
- مستوى عالي من الدقة والاهتمام بالتفاصيل.
- إتقان العربية والإنجليزية والفرنسية
- براعة في استخدام الحاسوب ونظمه
Application Deadline
Organisation
Salary Range
Unpaid Position
Contract Type
Full Time
Application Submission Guidelines
الرجاء إرسال السيرة الذاتية إلى البريد الإلكتروني hr@arabthought.org مع وضع عنوان الرسالة " مساعدة إدارية تنفيذية". سوف يتم التواصل فقط مع المرشحين للمقابلة.
Requires a Cover Letter?
Yes
Education Degree
Bachelor Degree
Education Degree Details
- درجة البكالوريوس على الأقل في إدارة الأعمال أو اللغة العربية أو الإعلام وخبرة لا تقل عن 5 سنوات في مركز مماثل
- السرية المطلقة
- مهارات تواصل عالية
- مهارات التنظيم والتخطيط.
- مستوى عالي من الدقة والاهتمام بالتفاصيل.
- إتقان العربية والإنجليزية والفرنسية
- براعة في استخدام الحاسوب ونظمه
- السرية المطلقة
- مهارات تواصل عالية
- مهارات التنظيم والتخطيط.
- مستوى عالي من الدقة والاهتمام بالتفاصيل.
- إتقان العربية والإنجليزية والفرنسية
- براعة في استخدام الحاسوب ونظمه
Arabic
Excellent
English
Excellent
French
Very Good
Hide guidelines for wrong answers
No