Assistant Coordinateur

1. CONTEXTE : Contexte général : Asmae - Association Sœur Emmanuelle est une ONG de solidarité internationale spécialisée dans le développement de l’enfant. Indépendante, laïque et apolitique, elle est ouverte à tous. Ses actions visent à soutenir les enfants et leurs familles et à favoriser leur autonomie, par l’accès à l’éducation, à la santé et l’accompagnement psychosocial. Créée par Sœur Emmanuelle en 1980, Asmae poursuit son action dans le respect des valeurs de confiance, d’écoute et de réciprocité héritées de sa fondatrice. Présente dans 8 pays sur 3 continents, Asmae - Association Sœur Emmanuelle permet à plus de 60 000 personnes, principalement des enfants, de « vivre debout ». Parce que nous sommes convaincus que les solutions viennent des populations elles-mêmes, nous agissons sur le mode du partenariat. Dans chaque pays, nous travaillons main dans la main avec des associations locales. Asmae au Liban Présente au Liban depuis 1986, ASMAE – Association Sœur Emmanuelle travaille en partenariat avec 6 associations partenaires locales dans les domaines de l’Education, du Psychosocial et sur la dimension Appui à la structuration. Notre intervention se concentre majoritairement en zone urbaine (Beyrouth, Zahlé, Tebnine), et dans les régions les plus défavorisées (Bekaa Nord et sud Liban). L’intervention d’Asmae consiste à soutenir l’action d’associations locales partenaires, par un appui financier et technique en renforçant notamment les capacités des équipes sur différents volets thématiques ou organisationnels.  La coordinatrice générale d’Asmae au Liban est responsable de la mise en œuvre et du suivi de cette stratégie d’intervention. 2. MISSIONS : Sous la supervision de la coordinatrice, l’assistant/e est chargé/e de : la gestion comptable, administrative et logistique du bureau et de l’équipe Asmae la gestion comptable et administrative des projets/programmes le suivi administratif des programmes de parrainages et l’appui technique aux partenaires concernés. l’interprétation et la traduction écrite – Arabe/Français/Anglais 3. DESCRIPTIF DES ACIVITES :  Gestion comptable, administrative et logistique du bureau et de l’équipe Asmae : Enregistrement de l’ensemble des dépenses et des mouvements de trésorerie dans l’outil de reporting comptable Asmae (loyer du bureau, frais de déplacement, achat de matériel, etc.) ; Préparation pour la coordinatrice des prévisions de besoins de trésorerie du bureau et des demandes de transfert de fonds au Siège ; Gestion administrative et logistique du bureau (gestion du courrier, achat de fourniture de bureau, réservation de salles, prise de contact avec les partenaires, etc.) ; Gestion des relations avec les différents prestataires (informatique, réparateurs divers, bailleurs, paiement des factures, etc.) ; Suivi de la procédure d’enregistrement d’Asmae auprès des autorités compétentes et des prestataires (avocat, traducteur, etc.) et si besoin, suivi du renouvellement de l’autorisation d’intervention dans le pays ; Pour le personnel local, si besoin, gestion des déclarations, fiches de paie et paiement des cotisations patronales et sociales aux autorités compétentes ; Suivi des relations avec les autorités compétentes concernant les démarches d’obtention des visas des expatriés et de renouvellement de ceux-ci ; De manière plus ponctuelle, gestion de la logistique lors de la venue d’équipes de journalistes, de photographes ou autres personnes mandatées par le Siège (réservation d’hébergements, …) ; Toutes autres tâches administratives et/ou logistiques. Gestion comptable et administrative des projets des partenaires : Appui régulier à la coordinatrice en termes de contrôle des dépenses des partenaires dans le cadre de projets spécifiques ; Classement et archivage des pièces justificatives ; S’assurer de la compréhension et de l’application des règles administratives et comptables par l’ensemble des équipes Asmae ; Remonter au Coordinateur les informations nécessaires au bon fonctionnement des projets ; Appui dans l’élaboration des contrats de partenariat ; Participer, en lien avec la coordination, au respect des engagements pris auprès des bailleurs institutionnels. Suivi administratif des programmes de parrainages Gestion, suivi et mise à jour des listes de filleuls, fiches individuelles des enfants en début d'année scolaire, en collaboration avec le(s) partenaire(s) ; Appui à la coordinatrice, dans une logique de renforcement des capacités des partenaires, à l’élaboration de leurs rapports et/ou autres documents à destination des parrains (mise en place de documents tels qu’une newsletter, description des activités, suivi des indicateurs…) ; Supervision des échanges entre les responsables parrainage de chaque partenaire et les responsables parrainage basés à Paris (rapports narratifs, note de contexte, actualités, lettre annuelle de rentrée, nouvelles fiches individuelles, etc.) ; Contrôle au moins une fois par an des pièces justificatives concernant le parrainage de chaque partenaire.  Traduction/ interprétation Assurer ponctuellement pour la coordinatrice, certains conseillers techniques et certaines personnes en visite, l’interprétation simultanée (Français/arabe ou anglais/arabe) lors des rendez-vous avec les partenaires d’Asmae ou personnes ressource. Traduire les documents à la demande du coordinateur Assurer le lien et le suivi avec d’autres interprètes ou traducteurs en cas de besoins. Autres activités Lien entre le service communication et les partenaires pour la réalisation d’interview dans le cadre de l’élaboration des contenus de communication vers les donateurs et sympathisants de l’Association   4. POSITIONNEMENT :  Responsable hiérarchique : la coordinatrice pays. Subordonné(s) : aucun Complexité du poste         Poste généraliste Compétences plus pointue en informatique nécessaires Compétences de base en gestion administrative et comptable. Compétences en interprétariat et traduction     Niveau d’initiative - Autonomie  Niveau d’autonomie faible Aval du responsable hiérarchique nécessaire avant engagement de toute dépense Responsabilité budgétaire : aucune   5. PROFIL : Formation Formation en gestion ou domaine proche Expérience de 1 an minimum en gestion administrative, logistique et/ou financière Excellente maîtrise écrite et orale de l’arabe Très bonne maîtrise du français écrit et oral, anglais un plus. Compétences professionnelles Bonne maîtrise du pack office (Word et Excel) Bonne capacités rédactionnelles (style et orthographe) Très bonne capacités d’organisation Qualités Très bon relationnel Autonomie et proactivité Rigueur Esprit d’équipe Sens de l’organisation   6. Modalités pratiques : Lieu de travail : Liban, Beyrouth (Ain El Remmaneh) Contraintes : Des déplacements sur la zone d’intervention sont à prévoir (visites aux partenaires, etc.), Contrat : Contrat d’un an (renouvelable) Temps de travail : temps plein