Program & Communication Officer

المهام والواجبات • متابعة وتنفيذ خطة البرنامج من خلال إشراف مدير البرامج واعلامه(ها) بشفافية بكل المستجدات والملاحظات • المساعدة في تحديد الاحتياجات الإدارية والفنية للمشاركين وللمستفيدين في التدريبات المختلفة للبرنامج • تنسيق الانشطة الخاصة بالبرنامج من المكتب وفي أماكن تنفيذ الأنشطة • تنظيم فاعليات البرنامج من ورش تدريبية واجتماعات وغيرها والالتزام بالميزانية المقررة • متابعة المستفيدين- المجموعات المشاركة فى البرنامج من خلال زيارات المتابعة والتقارير الدورية وغيرها من الآليات • التنسيق بين المجموعات المشاركة في البرامج وبين المدربين، المشرفين والخبراء الفنيين المسؤولين عن تقديم الدعم الفني • المساعدة في تحديد مؤشرات لقياس تطور المجموعات المشاركة في البرنامج • الحفاظ على التواصل المستمر مع المستفيدين عند تنفيذ المنح وخلال مدة تنفيذ العقد والمحافظة على تواصل قوي مع المستفيدين السابقين بعد إغلاق عقودهم • وضع خريطة لاحتياجات المساعدة التقنية للمستفيدين من المنح وتنظيم التدريب اللازم للمساعدة التقنية بالإضافة إلى جلسات مع خبراء • المساهمة في كتابة التقارير للجهات المانحة واللجان الفنية والشركاء لمؤسسة اتجاهات • جمع البيانات التي تخدم التحليل الاستراتيجي وتصب في استراتيجية التواصل في اتجاهات • توفير المعلومات اللازمة لوحدة التواصل في اتجاهات بهدف نشر وتعزيز رؤية البرامج على مستوى أقليمي • المشاركة في جميع الاحتفالات، اللقاءات الخ التي تنظمها اتجاهات والخاصة ببرامجها • المساهمة في وضع خطط التواصل الخاصة بالمؤسسة والإشراف على الجانب الترويجي الخاص بكافة أنشطة المؤسسة بشكلٍ رئيسي في لبنان • تنفيذ خطط التواصل وتطويرها بشكل دائم حسب الاحتياجات • التنسيق مع مدراء المشاريع للحفاظ على مستوى جيد من الترويج للبرامج والأنشطة المنفذة • التواصل مع مسؤولي الأرشيف لضمان امتلاك مواد بصرية مناسبة عن المؤسسة على الدوام • المساهمة في كتابة ومراجعة وتدقيق التقارير والوثائق الصادرة عن اتجاهات والموجهة إلى أي جهة خارجية بما يتضمن التقارير الخاصة بالجهات المانحة والشركاء • تطوير بنية وهيكلية الموقع الالكتروني للمؤسسة وتعزيز وتطوير الوظيفة الخدمية له والتحديث الدائم له • الإشراف على البرامج التي تنفذ من خلال الموقع • العمل على الربط الدائم بين تطورات الموقع ومواقع التواصل البصرية • الإشراف على صفحات المؤسسة الخاصة على مواقع التواصل الاجتماعي بمختلف أشكالها وتتضمن: فيسبوك، تويتر، يوتيوب، إنستغرام. بما في ذلك والرسائل الخاصة الواردة على وسائط التواصل الاجتماعي • بناء علاقات إيجابية مع الجهات المعنية والشركاء والممولين والحفاظ على استمرارية التواصل معهم بشكل دائم • متابعة ورصد وتحسين صورة المؤسسة وحضورها عند الجمهور والمستفيدين والشركاء والجهات المانحة • تمثيل المؤسسة خارجياً في الأحداث والفعاليات المختلفة (ورشات عمل، مؤتمرات، لقاءات، فعاليات مشتركة.. إلخ) • تنظيم لقاءات مستمرة مع الإعلام المسموع والمقروء والمرئي لترويج البرامج والمؤسسة • الإشراف على تحرير وتصميم جميع الأعمال البصرية الخاصة بالمؤسسة والبرامج سواء الكترونياً أو مطبوعاً • يمكن طلب تقديم دعماً إضافياً في تنفيذ مهام أخرى إذا لزم الأمر • Follow-up on the programme implementing under the supervision of the Programme Manager and continuously informing him with transparency about all updates and remarks • Assisting in defining all managerial and artistic needs of the participants and beneficiaries in different trainings within the programme • Coordinating the different activities implemented within the office and outside of it • Organize the programme's events such as training workshops, gatherings, etc by sticking to the allocated budget • Conduct field visits to monitor grant implementation and projects' execution with fields reports • Coordinate between the participants, the Trainers, Mentors and Artistic Experts for additional needed support • Assisting in defining the indicators to measure the developments and improvements done through the programme • Insure continuous and strong communication with beneficiaries during the grant implementation period as well as after the end of the grant period • • Map technical assistance needs of grantees and organize required technical assistance training and sessions with experts • Assist in writing the interim and final narrative and financial reports for the Supporting Donors, the Selection Committee and the Partners of Ettijahat • Provide the communication unit of Ettijahat with information needed to disseminate and strengthen the visibility of the program at a regional level • Participate in all events and gatherings organized by Ettijahat especially the ones related to the programmes • To contribute to the establishment and approval of Ettijahat's communication plans in coordination with the Executive Director • To oversee the promotional aspect of all the activities of Ettijahat, mainly in Lebanon • To implement communication plans and develop them permanently according to the needs • To coordinate with project managers to maintain a good level of promotion of programs and activities implemented • To communicate with archiving officers to ensure that appropriate visual materials on Ettijahat are always available • To contribute to the writing, reviewing and editing of reports and documents issued by Ettijahat and directed to any third party, including donors and partners reports • To constantly develop the structure of Ettijahat's website and its service function; and to update its content • To supervise the programs implemented through the website • To ensure permanent link and harmony between the updated website and social media • To supervise Ettijahat's pages on different social media including: Facebook, Twitter, YouTube, Instagram; and to handle messages received through social media • To build positive relationships with stakeholders, partners and donors; and to maintain continued communication with them • To follow-up, monitor and improve Ettijahat's image and its presence among the public, beneficiaries, partners and donors • To represent Ettijahat externally in various events and activities (workshops, conferences, meetings, joint events, etc.) • To organize continuous meetings with radio, print and visual media to promote Ettijahat and its programs • To supervise the editing and design of all electronic or printed visual outputs of Ettijahat and its programs