Un.e Assistant.e Administratif/ve, financier/ère et logistique

Expertise France est l’agence publique de la coopération technique internationale de la France.

L’agence intervient autour de quatre axes prioritaires :

• gouvernance démocratique, économique et financière ;
• stabilité des pays en situation de crise / post-crise et sécurité ;
• lutte contre le dérèglement climatique et développement urbain durable ;
• renforcement des systèmes de santé, protection sociale et emploi.

Dans ces domaines, Expertise France assure des missions d’ingénierie et de mise en œuvre de projets de renforcement des capacités, de mobilisation de l’expertise technique ainsi qu’une fonction d’ensemblier de projets faisant intervenir de l’expertise publique et des savoir-faire privés.

Le bureau d’Expertise France à Beyrouth recherche :

Un.e Assistant.e Administratif/ve, financier/ère et logistique

– Contrat à durée déterminée (6 mois) avec possible prolongation

SITUATION/POSITION : Direction des Opérations – Coordination régionale pour le Moyen Orient

Placé.e sous la responsabilité hiérarchique de la coordonnatrice régionale Moyen orient et sous la responsabilité fonctionnelle des chefs de projets PSD et EU4WE, l’assistant(e) administratif(ve), logistique et financier(ère) du bureau intervient en appui de la coordonnatrice régionale sur la gestion des moyens généraux liés aux activités du bureau Expertise France du Liban et en appui sur la gestion administrative, logistique et financière des projets PSD (10%) et EU4WE (20%).

Le bureau Expertise France au Liban réunit les équipes projets d’Expertise France basées au Liban. L’assistant(e) travaille en lien étroit avec la coordinatrice régionale pour assurer un bon fonctionnement général des bureaux, la gestion des ressources mutualisées et favoriser le travail des équipes projets. Les activités de cet(te) assistant(e) concerne les moyens généraux des bureaux mais il / elle n’intervient pas dans le cadre des projets qui sont gérés par leur propre équipe administrative.

Le projet financé par l'Union Européenne, EU for Women Empowerment (EU4WE), vise à promouvoir l'égalité entre les hommes et les femmes au Liban en autonomisant les femmes sur le plan économique et en renforçant les mécanismes juridiques relatifs à la violence basée sur le genre.

Le projet Private Sector Development (PSD) financé par l'Union Européenne, soutient le secteur du bois à Tripoli dans le but de développer des synergies entre les acteurs du cluster et renforcer la chaîne de valeur.

MISSIONS : 

Les principales missions pourront être telles que listées ci-dessous. Cette liste n’est pas exhaustive et les activités de l’assistant(e) pourraient intégrées également les activités ponctuelles à la demande de la Coordonnatrice régionale ou des chefs de projet PSD et EU4WE et qui rentre dans son champs de compétences.

1. En appui à la coordonnatrice régionale :

1. Gestion administrative :

• Indexation, classement et archivage de documents de gestion des bureaux ;
• Aide à la création de dossiers spécifiques (recherche documentaires, compilation de documents, etc.) ;
• Suivi de l’occupation de la salle de réunion ;
• Assure le lien sur ses dossiers avec les fonctions transversales au siège EF à Paris ;
• Maintient régulièrement la coordonnatrice régionale au courant de ses activités, anticipe les problèmes et participe aux réunions de coordination du bureau.

2. Gestion financière :

• Assiste la coordonnatrice régionale dans la préparation du budget annuel du bureau et dans la gestion budgétaire. Remplit notamment l’outil de suivi budgétaire interne au bureau ;
• Assure le paiement, le suivi des dépenses, des recettes de la caisse dans le cadre des procédures définies ;
• Met en paiement les dépenses selon les procédures définies ;
• Vérifie la conformité des pièces justificatives et factures.
• Tient à jour le registre de caisse, les tableaux mensuels ainsi que l’outil de répartition des couts mutualisés. Assure le recollement avec les extraits bancaires ;
• Etablit et suit les demandes d’exonérations des factures du bureau. Tient à jour un outil de suivi ;
• Accompagne la coordonnatrice régionale dans le suivi de trésorerie et prépare les demandes d’approvisionnement du compte ;
• Aide la coordonnatrice dans les relations avec la banque.

3. Logistique/ Organisation :

• Assure ou appuie l’organisation logistique d’événements spécifiques (missions siège, missions d’experts, évènements, cocktails etc.) en lien avec le responsable logistique ;
• Soutient l'organisation logistique des missions de la coordinatrice régionale en étroite collaboration avec les bureaux d’Expertise France en Jordanie et en Irak ;
• Suivi des stocks et approvisionnement du bureau en fournitures si nécessaire (salles de bains, salle informatique, etc.) en lien avec le responsable logistique/achats EF et le responsable de la gestion des bureaux de l’Ecole supérieure des affaires ;
• En lien avec le responsable logistique/achats, appuie dans la gestion des relations fournisseurs. Appui à la rédaction des termes de référence des prestations, la négociation des contrats et le suivi des relations. Suivi global des contrats (qualité de la prestation, suivi des personnels sur place, date de fin, renouvellement, etc.).

2. En appui des projets PSD et EU4WE :

1. Gestion administrative :

• Appui à la rédaction des contrats, des documents de projet et de subvention,
• Indexation, classement et archivage de documents,
• Tâches administratives de gestion du projet
• Aide à la création de dossiers spécifiques (recherche documentaires, compilation de documents, …),
• Mise à jour des tableaux de bord.

2. Gestion logistique :

• Assure ou appuie l’organisation logistique d’événements spécifiques (comités de pilotages, séminaires, missions équipe projet, missions siège, missions experts,…)

3. Gestion financière :

• Assure le paiement, le suivi des dépenses et des factures fournisseurs du bureau projet en Côte d’Ivoire
• Assure les paiements des factures fournisseurs et des frais/avances pour mission
• Assure ou appuie la communication relative à la gestion du compte bancaire Expertise France au Liban
• Vérifie la conformité des pièces justificatives et factures.
• Appui l’équipe projet pour les rapports financiers
• Appui l’équipe projet pour les clôtures annuelles
• Appui l’équipe projet pour les contrôles de gestion et prévisions budgétaires
• Appui à l’audit du Projet

PROFIL SOUHAITE

Compétences minimales

• diplôme de niveau licence ou un diplôme équivalent en administration, en comptabilité et/ou en finance ;
• expérience réussie de minimum 5 ans en gestion et reporting financier et administratif ;
• rigueur, autonomie et réactivité ;
• bonnes capacités rédactionnelles et relationnelles ;
• excellente maîtrise des logiciels bureautiques ;

Compétences souhaitées

• maîtrise du français et de l’anglais (niveau B1) 
• expérience réussie au sein d’une organisation bilatérale, multilatérale ou d’une ONG serait un plus.