Registrar – Bekaa (Baalbek) – Maternity Cover | أمين السجل -البقاع (بعلبك)-إجازة أمومة

Function responsibilities include:

• Welcome patients inform them about how the facility functions and ensure the availability of a comfortable waiting area for them and their relatives.
• Ensure good flow of patients avoiding overcrowded rooms and having patients standing up for long time while waiting for their turn.
• Bring any patient with an obviously serious medical problem to the attention of the medical assistant/doctor.
• Identify patients and register their administrative details: The associated activities are, amongst others:
  • Create and update files for patients according to protocols and ensure maintaining and filing system in good condition.
  • Ensure, maintain, and promote confidentiality regarding all information registered.

• Keep record of daily attendance, exits (defaulter, death, or transfer), and collaborate with the SW team in their tracing of defaulters to ensure they come back.
• Report daily to the hierarchical superior about daily/weekly admissions, defaulters.

Specific activities:

• Welcome the patients
• Orientate the people to the required service or room
• Register patients on the register book according to their times
• Encode appointments on the EAS
• Take files from the cabinets and manage the flow according to the time of the appointments
• Tearrange files after encoding them on DHIS2
• Take out defaulter files
• Call patients when requested ( unplanned leave or holiday)
• In collaboration with the medical team , orientate new patients and schedule appointment for them
• Communicate with the patients about respect of the appointments
• Collaborate with the Covid nurse aid about number of patients waiting inside the clinic and suspected cases.
• Apply COVID 19 IPC measures and reinforce the messages about social distancing and wear mask.

Experience required:

• Essential:  A minimum of 6 months of previous work experience in a similar position
• Desirable: Previous experience in MSF or other (I)NGO’s

Required qualification:

• Essential: Lebanese Baccalaureate Certificate of Secondary Education issued by the Lebanese Ministry of Education and Higher Education (شهادة البكالوريا اللبنانية للتعليم الثانوي صادرة من وزارة التربية والتعليم العالي اللبنانية)
• Essential: Full professional proficiency using the Arabic Language
• Desirable: Limited professional proficiency using the English language

Knowledge:

• Essential: Basic knowledge of mathematics
• Essential: Basic knowledge of Microsoft Office Word, Excel, and Outlook.

Personal qualification:

• Commitment to MSF Principles     L1
• Behavioural Flexibility                     L1 
• Stress Management                        L1
• Results and Quality Orientation    L1
• Teamwork and Cooperation          L1

Interested applicants are requested to submit their application on https://forms.gle/zXyVcV6dh96qF6mU6, by Sunday May 7th, 2023 as deadline.

Only selected applicant will be contacted for a test and an interview if successful.

Baalbek, 03/05/2023

Médecins Sans Frontières /HR department

تشمل المسؤوليات المتعلقة بالوظيفة ما يلي:

 - الترحيب بالمرضى وإبلاغهم بكيفية عمل المرفق والتأكد من توفر منطقة انتظار مريحة لهم ولأقاربهم.

  - ضمان التدفق السلس للمرضى وتجنب الغرف المكتظة ووقوف المرضى لفترة طويلة أثناء انتظار دورهم.

 - لفت انتباه المساعد الطبي / الطبيب إلى أي مريض يعاني من أي مشكلة طبية واضحة الخطورة.

- تحديد المرضى وتسجيل بياناتهم الإدارية: الأنشطة ذات الصلة كالتالي، من بين أمور أخرى:

          - إنشاء وتحديث الملفات للمرضى حسب البروتوكولات والتأكد من الحفاظ على نظام الملفات وحفظه في حالة جيدة.

          - ضمان السرية والحفاظ عليها وتعزيزها فيما يتعلق بجميع المعلومات المسجلة.

- الاحتفاظ بسجل الحضور اليومي، وتسجيل حالات الخروج (المتخلف، أو الوفاة، أو النقل)، والتعاون مع فريق العاملين الاجتماعيين في تعقب المتعثرين لضمان عودتهم.   

 - تقديم تقرير يومي إلى الرئيس الهرمي حول المعلومات المتعلقة ب القبول اليومي / الأسبوعي، المتعثرين. 

أنشطة محددة:

- الترحيب بالمرضى.

 - توجيه الناس إلى الخدمة المطلوبة أو الغرفة.

 - تسجيل المرضى في دفتر السجل حسب أوقاتهم.

- ترميز المواعيد على السجلات الداخلية.  

 - أخذ الملفات من الخزانات وإدارة عملية التدفق حسب وقت المواعيد.

.DHIS2 - ترتيب الملفات بعد ترميزها على

 - إخراج الملفات المتخلفة.

 - الاتصال بالمرضى عند الطلب (عند العطل أو الإجازات غيَر المُخطَط لها).

 - بالتعاون مع الفريق الطبي، توجيه المرضى الجدد وتحديد مواعيد لهم.

 - التواصل مع المرضى فيما يخص احترام المواعيد.

- التعاون مع مساعدة ممرضة الكوفيد فيما يخص عدد المرضى المنتظرين داخل العيادة والحالات المشتبه بها.

- تطبيق تدابير الكوفيد وتعزيز رسائل التوعية حول التباعد الاجتماعي وارتداء القناع.  

-الخبرة المطلوبة:

 - ضروري: خبرة عمل سابقة لا تقل عن 6 أشهر في وظيفة مماثلة.

 - مرغوب فيه: خبرة سابقة في منظمة أطباء بلا حدود أو غيرها من المنظمات غير الحكومية (المحلية أو الدولية).

-المؤهلات المطلوبة:

- ضروري: شهادة البكالوريا اللبنانية للتعليم الثانوي صادرة من وزارة التربية والتعليم العالي اللبناني.

 - ضروري: إتقان تام للغة العربية.

 - مرغوب فيه: إتقان محدود للغة الإنجليزية.

- المعرفة:

- ضروري: معرفة أساسيات الرياضيات.

- مرغوب فيه: معرفة أساسية ببرامج

 Microsoft Office Word و Excel و Outlook

- المؤهلات الشخصية:

- الالتزام بمبادئ منظمة أطباء بلا حدود.        المستوى الأول.

- المرونة السلوكية.                                المستوى الأول.

- القدرة على التحكم وإدارة ضغوطات العمل.   المستوى الأول.

- القدرة على إنجاز الأمور بكفاءة وفعالية.       المستوى الأول.

                       المستوى الأول.     - العمل الجماعي والتعاون.

يطلب من المتقدمين المهتمين تقديم طلباتهم على الرابط المذكور أدناه بحلول يوم الأحد السابع من أيار 2023 كموعد نهائي.    

https://forms.gle/zXyVcV6dh96qF6mU6

سيتم الاتصال بمقدم الطلب المختار فقط لإجراء اختبار ومقابلة في حال النجاح.

بعلبك في 03/05/2023

أطباء بلا حدود / قسم الموارد البشرية