يشمل عمل المساعد/ة الإداري/ة، على سبيل المثال لا الحصر، المسؤوليات التالية:
- تنسيق الاتصالات الداخلية والخارجية وتوجيهها داخل فريق العمل
- إدارة المراسلات الألكترونية والورقية الواردة والصادرة
- صياغة وتحرير وتصحيح رسائل العمل والمذكرات ورسائل البريد الإلكتروني
- تحديد المواعيد وتبليغ المعنيين بها
- تنظيم لوجستي للإجتماعات يشمل تحضير/حجز القاعة والتأكد من جودة التجهيزات وتحضير نسخ عن الوثائق المطلوبة للإجتماع بالتنسيق التام مع الإدارة
- إدخال معلومات ضمن جداول وتنظيمها إلكترونياً وورقياً
- خبرة في تحديث وصيانة لوائح معلومات الإتصال والسجلات
- إدارة الأرشيف وتنظيمه
- إدارة اللوازم والمعدات المكتبية وتشمل مسح دوري للإحتياجات وشراء ما يلزم بالتنسيق التام مع الإدارة
- توفير المعلومات للموظفين أو العملاء
- الإشراف على أعمال التنظيف والحفاظ على بيئة هادئة ونظام عمل مريح للجميع بما يتلاءم مع قرارات الإدارة
- المساعدة في تتبع النفقات وسدادها.
- إدارة المصروفات النثرية للمكتب.
- إعداد وتجهيز الفواتير وطلبات الشراء
- توجيه الزوار إلى الموظف أو الإدارة المختصة.
- توفير المعلومات المطلوبة للزائرين والمساعدة الأساسية
- تنسيق السفر: ترتيب أماكن السفر، بما في ذلك الرحلات الجوية والفنادق والنقل.
المؤهلات:
- شهادة جامعية إضافة إلى دورات تدريبية في هذا مجال الإدارة
- المهارات التنظيمية ومهارات إدارة الوقت
- قدرة على التواصل والتفاعل والتعبير بشكل جيد
- كفاءة في العمل على الحاسوب (Excel, Microsoft, power-point, Google workspace )
- الاهتمام بالتفاصيل والدقة في العمل
- القدرة على التعامل مع المعلومات السرية
- القدرة على التكيف وعلى العمل بشكل مستقل وكجزء من الفريق.
- إتقان اللغة العربية والإنكليزية بشكل أساسي، واللغة الفرنسية ميزة إضافية
Intervention Sectors
المناصرة والتوعية
Location
- Lebanon
- بيروت
- بيروت
Application Deadline
Salary Range
< 800 (USD)
Contract Type
دوام جزئي
Application Submission Guidelines
يرجى إرسال السيرة الذاتية مع رسالة إهتمام إلى العنوان البريدي التالي: cfkdl82@gmail.com
Requires a Cover Letter?
Yes
Experience Requirements
بين سنتين و3 سنوات
Education Degree
بكالوريوس
Arabic
بطلاقة
English
بطلاقة
French
بطلاقة
Hide guidelines for wrong answers
No