مساعدة إدارية تنفيذية

مؤسّسةالفكر العربي مؤسّسة دوليّة أهليّة مستقلّة، ليس لها ارتباط بالأنظمة أو بالتوجّهات الحزبية أو الطائفيّة، وهي مبادرة تضامنيّة بين الفكر والمال لتنمية الاعتزاز بثوابت الأمة ومبادئها وقيمها وأخلاقها بنهج الحرية المسؤولة، وتعنى بمختلف سبل المعرفة من علوم وطب واقتصاد وإدارة وإعلام وآداب في سبيل توحيد الجهود الفكرية والثقافية التي تدعو إلى تضامن الأمة والنهوض بها والمحافظة على هويتها. وقد تأسّست المؤسّسة في 29 أيار/مايو من العام 2000 حين دعا صاحب السموّ الملكي الأمير  خالد الفيصل ، إلى مبادرة تضامنيّة بين الفكر والمال تتبنّاها مؤسّسةأهلية عربية تستهدف الإسهام في النهضة والتضامن العربيّين. يسرّ المؤسّسة أن تعلن عن وظيفة شاغرة وهي " مساعدة إدارية تنفيذية". للمهتمين الرجاء الاطلاع على التوصيف الوظيفي أدناه واتّباع الخطوات التالية للتقديم: وصف وظيفي: المسمى الوظيفي: مساعدة إدارية تنفيذية القسم: غير مطبق الرئيس المباشر: المدير العام مسؤول مباشرة عن:   غير مطبق الهدف من الوظيفة: تنفيذ الخطط و التعليمات و تنظيم و إدارة الشئون الإدارية الخاصة بالمشاريع ومساعدة المدير العام فى الأعمال الروتينية المهام والمسؤوليات: تنسيق خاص للمدير العام ومكتبه:   -         إعداد جدول المواعيد و الأعمال الشهرى الخاص بالمدير العام -         إعداد الخطة الأسبوعية لأعمال المدير العام -         المحافظة على المظهر العام لمكتب المدير العام من حيث النظافة و الترتيب -         إستقبال زوار المدير العام و الترحيب بهم -         تحرير و طباعة الخطابات و المكاتبات الخاصة بالمدير العام -         حفظ و صيانة جميع الملفات الخاصة بالمدير العام وجميع المشاريع التي يشرف عليها بشكل يضمن سلامتها و سرعة إستدعائها -         إستلام و توجيه البريد و الفاكس والبريد الإلكتروني الوارد باسم المدير العام و عرضه عليه و فهرسة هذه المستنداتبالتنسيق مع قسم الأرشيف -         التنسيق مع السائق الخاص للمدير العام حول مواعيده وأي احتياجات إضافية. -         كتابة محاضر جميع الإجتماعات و الجلسات و التي يكون المدير العام طرفاً فيها -         مساعدة المدير العام فى جميع الأعمال غير المدرجة فى هذا التوصيف بناءاً على طلب شخصي -         إستقبال و إجراء الإتصالات الهاتفية الخاصة بمكتب المدير العام و فهرسة أرقام التليفونات و العناوين مع التنسيق مع قسم البيانات -         التأكد من توافر جميع الأدوات المكتبية و الكتابية للإدارة العليا -         حجز تذاكر السفر و الفنادق و سائر تفاصيل السفر والتنقلات الخاصة برحلات المدير العام. (بالتنسيق مع القسم اللوجستي) -         المساهمة في تحضير كامل المستندات والعروض الخاصة بمشاركات المدير العام داخلياً وخارجياً     تنسيق إداري للمشاريع   -         التحضير للإجتماعات الخاصة بالإدارة العليا أو الإجتماعات الدورية و تنسيق و تجهيز كل الوثائق و المستندات التى تخص موضوع الإجتماع -         تنظيم و فهرسة التقارير الداخلية الواردة من الإدارات و الأقسام الأخرى و متابعة قرار المدير العام أو المدير التنفيذى بشأنها و تسجيلها فى السجلات الخاصة بها -         توجيه الدعوات للمشاركين فى الإجتماعات والمؤتمرات وأي نشاطات داخلية وخارجية خاصة بالمؤسسة ومتابعة الحضور -         حجز تذاكر السفر و الفنادق و بطاقات التعريف للمدعوين لنشاطات المؤسسة عند الضرورة. -         إخراج المستندات الخاصة بالمدير العام ومشاريعه وتنسيقها بشكلها النهائي. -          المساعدة في إجراء بحوث أولوية حول مواضيع المشاريع. -          المساعدة في تحضير العقود الخاصة بالمشاريع (عند الضرورة ) وتنسيق عرضها على المستشار القانوني.   العلاقات الداخلية:   -         سائر موظفي مؤسسة الفكر العربي العلاقات الخارجية: -         الفنادق -          ووكالات السفر -         جميع زوار المدير العام   المتطلبات والمؤهلات: -         درجة البكالوريوس على الأقل في إدارة الأعمال أو اللغة العربية أو الإعلام وخبرة لا تقل عن 5 سنوات في مركز مماثل -         السرية المطلقة -         مهارات تواصل عالية -         مهارات التنظيم والتخطيط. -         مستوى عالي من الدقة والاهتمام بالتفاصيل. -         إتقان العربية والإنجليزية والفرنسية -          براعة في استخدام الحاسوب ونظمه       خطوات التقديم: إرسال بريد إلكتروني إلى hr@arabthought.org بعنوان " مساعدة إدارية تنفيذية " بتاريخ أقصاه 26/3/2015 وإرفاق السيرة الذاتية. أي بريد إلكتروني بعنوان آخر سوف يتم تجاهله من لائحة المتقدمين. سيتم التّواصل فقط مع المتقدمين المختارين للمقابلة. تاريخ البدء: مباشرةً. المؤسّسة تبحث عن متقدمين يستطيعون الانضمام مباشرة للمؤسّسة أو ضمن الأسابيع القليلة المقبلة.