Assitant Coordinateur

CONTEXTE   Contexte général : Asmae - Association Sœur Emmanuelle est une ONG de solidarité internationale spécialisée dans le développement de l’enfant. Indépendante, laïque et apolitique, elle est ouverte à tous. Ses actions visent à soutenir les enfants et leurs familles et à favoriser leur autonomie, par l’accès à l’éducation, à la santé et l’accompagnement psychosocial. Créée par Sœur Emmanuelle en 1980, Asmae poursuit son action dans le respect des valeurs de confiance, d’écoute et de réciprocité héritées de sa fondatrice. Présente dans 8 pays sur 3 continents, Asmae - Association Sœur Emmanuelle permet à plus de 60 000 personnes, principalement des enfants, de « vivre debout ». Parce que nous sommes convaincus que les solutions viennent des populations elles-mêmes, nous agissons sur le mode du partenariat. Dans chaque pays, nous travaillons main dans la main avec des associations locales. Asmae au Liban Présente au Liban depuis 1986, ASMAE – Association Sœur Emmanuelle travaille en partenariat avec 6 associations partenaires locales dans les domaines de l’Education, du Psychosocial et sur la dimension Appui à la structuration. Notre intervention se concentre majoritairement en zone urbaine (Beyrouth, Zahlé, Tebnine), et dans les régions les plus défavorisées (Bekaa Nord et sud Liban). L’intervention d’Asmae consiste à soutenir l’action d’associations locales partenaires, par un appui financier et technique en renforçant notamment les capacités des équipes sur différents volets thématiques ou organisationnels.  La coordinatrice générale d’Asmae au Liban est responsable de la mise en œuvre et du suivi de cette stratégie d’intervention.         2. MISSIONS :   Sous la supervision de la coordinatrice, l’Assistant Coordinateur est chargé/e de : La gestion comptable, administrative et logistique du bureau et de l’équipe Asmae Le suivi administratif des programmes de parrainages et l’appui technique aux partenaires concernés. L’interprétation et la traduction écrite – Arabe/Français/Anglais   DESCRIPTIF DES ACIVITES :   Gestion comptable, administrative et logistique du bureau et de l’équipe Asmae : Enregistrement de l’ensemble des dépenses et des mouvements de trésorerie dans le logiciel comptable (loyer du bureau, frais de déplacement, achat de matériel, etc.) ; Classement et archivage des pièces justificatives ; Préparation, pour la coordinatrice, des prévisions de besoins de trésorerie du bureau et des demandes de transfert de fonds au Siège ; Gestion administrative et logistique du bureau (gestion du courrier, achat de fournitures de bureau, réservation de salles, prise de contact avec les partenaires, etc.) ; Appui dans le contrôle annuel des pièces justificatives concernant les projets de partenaires soutenus par Asmae. En lien avec la coordinatrice, appui des partenaires à l’utilisation des formats de budget et de rapport financier. Gestion des relations avec les différents prestataires (informatique, réparateurs divers, paiement des factures, etc.) ; Appui dans l’élaboration des contrats de partenariat ; Suivi de la procédure d’enregistrement d’Asmae auprès des autorités compétentes et des prestataires (avocat, traducteur, etc.) et si besoin, suivi du renouvellement de l’autorisation d’intervention dans le pays ; Pour le personnel local, gestion des déclarations, élaboration des fiches de paie et paiement des cotisations patronales et sociales aux autorités compétentes ; Suivi des relations avec les autorités compétentes concernant les démarches d’obtention des visas des expatriés et de renouvellement de ceux-ci ; Ponctuellement, à la demande du coordinateur assure toutes autres tâches administratives et/ou logistiques.   Suivi administratif des programmes de parrainages : Gestion et suivi et mise à jour des listes de filleuls, fiches individuelles des enfants en début d'année scolaire et s’assure de leur mise à jour en collaboration avec le(s) partenaire(s) ; Appui à la coordinatrice, dans une logique de renforcement des capacités des partenaires, à l’élaboration de leurs rapports et/ou autres documents à destination des parrains (mise en place de documents tels qu’une newsletter, description des activités, suivi des indicateurs…) ; Supervision des échanges entre les responsables parrainage de chaque partenaire et les responsables parrainage basés à Paris (rapports narratifs, note de contexte, actualités, lettre annuelle de rentrée, nouvelles fiches individuelles, etc.) Contrôle au moins une fois par an des pièces justificatives concernant le parrainage de chaque partenaire.   Traduction/ interprétation Assure ponctuellement pour certains conseillers techniques et certaines personnes en visite, l’interprétation simultanée (Français/arabe ou anglais/arabe) lors des rendez-vous avec les partenaires d’Asmae ou personnes ressource ; Traduit ponctuellement des documents à la demande de la coordinatrice ; Assure le lien et le suivi avec d’autres interprètes ou traducteurs en cas de besoins.        4. PROFIL   Formation Formation en gestion ou domaine proche Expérience d’1 an minimum en gestion administrative, logistique et/ou financière Excellente maîtrise écrite et orale de l’arabe Très bonne maîtrise du français ou de l’anglais écrit et oral.   Compétences professionnelles Bonne maîtrise du pack office (Word et Excel) Maîtrise du logiciel Saga un plus Bonne capacités rédactionnelles (style et orthographe) Très bonne capacités d’organisation   Qualités Très bon relationnel Autonomie et proactivité Rigueur Esprit d’équipe Sens de l’organisation        5. Modalités pratiques :   Lieu de travail : Liban, Beyrouth (Ain El Remmaneh) Contraintes :Des déplacements sur les zones d’intervention sont à prévoir (visites aux partenaires, etc.), Contrat : Contrat d’un an (renouvelable) Temps de travail : temps partiel – 2 jours par semaine.