Secrétaire Administratif(ve)

Activités et tâches

• Gestion administrative :
  • Assurer la gestion du courrier entrant et sortant.
  • Tenir à jour les différents registres et fichiers administratifs (élèves, personnels, etc.).
  • Rédiger et diffuser des courriers, notes et rapports.
  • Organiser les réunions, prendre les comptes-rendus et assurer le suivi des décisions.
  • Gérer les archives de l'établissement.
• Accueil et relations avec les publics :
  • Accueillir et renseigner les élèves, les parents, les enseignants et les visiteurs.
  • Gérer le standard téléphonique et assurer la prise de messages.
  • Fixer les rendez-vous et gérer les agendas.
• Support aux équipes pédagogiques :
  • Préparer les documents pédagogiques (feuilles d'émargement, notes, etc.).
  • Assurer la gestion des inscriptions et des réinscriptions.
  • Gérer les commandes de fournitures scolaires et administratives.
• Gestion de la vie scolaire :
  • Participer à l'organisation des examens et des évaluations.
  • Mettre à jour les emplois du temps.
  • Gérer les absences et les retards.

    Compétences requises

  • Compétences techniques :
    • Maîtrise parfaite des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint).
    • Aptitude à la saisie rapide et à la frappe au clavier.
  • Compétences relationnelles :
    • Excellent sens de la communication orale et écrite.
    • Aptitude à travailler en équipe et à s'adapter à différents interlocuteurs.
    • Sens du service public et de la discrétion.
  • Qualités personnelles :
    • Rigueur, organisation et méthode.
    • Sens des responsabilités.
    • Autonomie et initiative.
    • Discrétion professionnelle.