منسق قسم والإيواء

ملخص الوظيفة:

تقديم المساعدة إلى قسم الإيواء  ودعم الموظفين، أداء المهام الإدارية الأساسية ( المراسلات الإلكترونية، إعداد محاضر الاجتماعات، تنسيق المواعيد، البريد والإيداع...).
 
 

المسؤوليات والواجبات الأساسية:
 

1- تأدية مجموعة واسعة ومتنوعة من الأعمال المكتبية والورقية الخاصة بقسم البرامج.
2- المساهمة في تنظيم أنشطة القسم، تنقيح وصياغة التقارير الخاصة بالقسم عند الطلب.  
3- متابعة البريد الوارد والصادر وأية إجراءات تمت بشأنه.
4- تأمين نشر التعليمات والمعلومات الضرورية لأعمال القسم وطباعة الوثائق.
5- تحرير المذكرات الدورية الخاصة بالشؤون الداخلية والخارجية للقسم وعرضها على مدير القسم للتوقيع وتعميمها على المعنيين.   
6- التواصل مع القطاعات الاخرى للتنسيق حسن سير العمل.
7- التحضير للاجتماعات واللقاءات وحضورها وتحرير المحاضر والرسائل اللازمة لها.
8- الطباعة، النسخ، معالجة البريد الوارد والصادر، استعمال الهاتف، معالجة المعلومات والبيانات.
9- أرشفة الملفات ورقيا والكترونيا.

إن المهام المذكورة أعلاه ليست حصرية ولا شاملة. وقد يتوجّب على حامل هذا المنصب أن يؤدي بعض المهام الأخرى التي قد يتطلبها العمل.

المهارات:

1. مهارات عالية في التواصل وتحديد الأولويات والمواعيد
2. إتقان اللغة العربية والإنكليزية (قراءة – كتابة – محادثة)

المؤهلات:

1. شهادة جامعية في إدارة الأعمال
2. خبرة لا تقل عن 3 سنوات